Neues Bootslagersystem

von Martin Ölscher

Es ist gar nicht so einfach, über die mehr als 150 im Bootshaus gelagerten Boote die Übersicht zu behalten. Wir haben zwei Bootlager im Vereinsheim, einen Bootslagerschuppen mit vier Toren und drei Bootslagercontainer. Wer kann schon ohne die Vereinsdatenbank sagen, welches Boot in welchem Lagerfach liegt?

Wir brauchen den aktuellen Bootslagerbestand für die Berechnung der Bootslagerbeiträge. Wird für alle gelagerten Boote der Beitrag entrichtet? Außerdem ist die Inventarliste Voraussetzung für die Bewertung des Bootsbestands zur Berechnung der Versicherungssumme und als Inventarliste im Versicherungsfall.

Boote werden verkauft, neue Boote angeschafft. Neue Mitglieder möchten Boote einlagern. Mitglieder ziehen um und nehmen Boote mit. Wer unseren Verein verlässt, räumt seine Bootslagerplätze. Nicht immer werden Veränderungen - so wie es eigentlich sein sollte - gemeldet, damit die Vereinsdatenbank auf dem aktuellen Stand gehalten werden kann. Und wenn ein Bootslagerfach leer ist, könnte das Boot gerade auf Tour sein und soll in Kürze wieder seinen Platz einnehmen.

Bootslager

Wir kennen diese Situationen. Wir kommen mit unserem Kajaktransportanhänger von einer Tour zurück und die Mitfahrer/innen des Zugfahrzeugs beginnen schon mal mit dem Abladen. Wo hat eigentlich das gerade vom Anhänger abgeladene Boote seinen Lagerplatz? Oder jemand möchte für ein paar Tage oder dauerhaft ein Boot im Bootshaus lagern. Wo sind freie Plätze? Wer kann Auskunft geben oder nachsehen? Wenn man weiß, welche Boote gerade auf Urlaubstour sind, kann das Lager für ein paar Tage genutzt werden. Wenn Lagerplatz und das gelagerte Boot gekennzeichnet wären, könnte man kurz im Vereinsfahrtenbuch nachsehen, wer mit welchem Boot unterwegs ist. Es wäre schön, wenn jeder ein freies Lager einfach erkennen könnte.

Bei allen Änderungen im Bootsbestand ist es mühsam, ihn akkurat in der Vereinsdatenbank und im elektronischen Vereinsfahrtenbuch zu pflegen. Bei den Arbeitsdiensten machten wir in Abständen Inventur und glichen den Bootsbestand mit der Datenbank ab. Das war bisher nicht einfach, ohne zu wissen, wem welches Boot gehört und machte viel Arbeit. Weiß jemand, wem das blau-weiße Kajak gehört? Frag mal Jörg, der müsste das wissen.

In Kürze stellen wir unser Bootslagersystem um. Jedes bekannte Boot bekommt eine Bootskarte. Bootskarten zeigen eine eindeutige Bootsnummer als Zahlen- und als Strichcode, den Bootsnamen, den Namen der Besitzerin / des Besitzers, den Bootstyp und die Bootsklasse.

Bootskarte
Bootskarte

Jeder Bootslagerplatz bekommt eine Lagerplatzkarte mit einer eindeutigen Lagerplatzkennung. Diese Lagerplatzkennung setzt sich aus dem Lagerhaus, der Lagerebene und dem Platz zusammen. Sie steht alphanumerisch und als Strichcode auf der Lagerplatzkarte. Im hier gezeigten Beispiel befindet sich der Lagerplatz B01.04.01 in Bootslager 1 (B01), auf der Regalebene 4 (04) und Platz 1 (01). Die Bootlagerkarte wird einlaminiert.

Auf der Karte ist eine transparente Tasche aufgeklebt, in die die Karte für das Boot eingesteckt wird. Hinter der Tasche zeigt die Lagerplatzkarte ein grünes Rechteck mit dem Wort "frei", wenn es nicht durch eine eingesteckte Bootskarte verdeckt wird. Eine Bootslagerplatzkarte ohne eingesteckte Bootskarte zeigt ein freies Bootslager, eine Lagerplatzkarte mit einer eingesteckten Bootskarte ein belegtes Bootslager.

Lagerplatzkarte für ein freies Bootslager  Lagerplatzkarte für ein belegtes Bootslager
links: Lagerplatzkarte für einen freien Lagerplatz (ohne eingesteckte Bootskarte)
rechts: Lagerplatzkarte für einen belegten Lagerplatz (mit eingesteckter Bootskarte)


Mit den Strichcodes können wir bei einer Aufnahme des aktuellen Bootsbestandes die Strichcodes auf der Lagerplatzkarte und der Bootskarte scannen. So lässt sich schnell eine aktuelle Liste der eingelagerten Boote erstellen, mit der Datenbank abgleichen und aktualisieren.

Bei einem Bootslagertausch, müssen die Bootskarten umgesteckt werden.

Wird ein Boot ausgelagert, entnimmt man die Bootskarte aus der transparenten Tasche der Lagerplatzkarte. Der Lagerplatz ist dann als "frei" erkennbar.

Wird ein neues Boot in einen freien Lagerplatz eingelagert, werden zwei temporäre Bootslagerkarten handschriftlich ausgefüllt und beide in die transparente Tasche der Lagerplatzkarte eingesteckt. Die Einlagerung erfolgt vorbehaltlich der Zustimmung des Bootshauswartes. Für die Erfassung eines eingelagerten Bootes wird eine der beiden handschriftlichen Bootskarten entnommen, ein Datensatz in der Vereinsdatenbank angelegt, das Boot bekommt seine Kennung, es wird eine Bootskarte mit dem Strichcode erstellt und diese ersetzt die an der Bootslagerkarte verbliebene handschriftliche Bootskarte.

Lagerplatzkarte für ein eingelagertes Boot  Lagerplatzkarte für ein belegtes Bootslager (2)
links: Lagerplatzkarte für ein eingelagertes Boot (handschriftliche Bootskarte)
rechts: Lagerplatzkarte für den belegten Lagerplatz (mit eingesteckter Bootskarte)


Die eindeutige Bootskennung erleichert den Abgleich des Bootsbestands in der zentralen Vereinsdatenbank mit dem elektronischen Vereinsfahrtenbuch efa. So können im Vereinsfahrtenbuch Boote, ihre Besitzer/innen und die Standardmannschaften erstellt werden. Bei Beginn einer Fahrt und Auswahl eines Bootes wird die Besitzerin / der Besitzer bereits als Nutzer/in vorgeschlagen. Die Bootsnutzungsstatistik aus dem Vereinsfahrtenbuch unterstützt uns bei der Zuteilung der Bootslagerplätze.

Wir bitten alle Mitglieder, uns Änderungen am Bootsbestand mitzuteilen. Wird ein älteres Boot verkauft und durch ein neues Boot ersetzt, sollte das in der Inventarliste korrekt verzeichnet sein.


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