Neues Bootslagersystem

Es ist gar nicht so einfach, über die knapp 150 im Bootshaus gelagerten Boote die Über­sicht zu behalten. Wir haben zwei Bootlager im Vereinsheim, einen Boots­la­ger­schup­pen mit vier Toren und drei Bootslagercontainer. Wer kann schon ohne die Ver­eins­da­ten­bank sa­gen, welches Boot in welchem Lagerfach liegt?

Wir brauchen den aktuellen Bootslagerbestand für die Be­rech­nung der Bootslagerbeiträge. Wird für alle gelagerten Boote der Beitrag entrichtet? Außerdem ist die Inventarliste Vor­aus­set­zung für die Bewertung des Boots­be­stands zur Berechnung der Ver­si­che­rungs­sum­me und als Inventarliste im Ver­si­che­rungs­fall.

Boote werden verkauft, neue Boote angeschafft. Neue Mitglieder möchten Boote einlagern. Mitglieder ziehen um und nehmen Boo­te mit. Wer unseren Verein verlässt, räumt seine Boots­la­ger­plät­ze. Nicht immer werden Veränderungen - so wie es eigentlich sein sollte - ge­mel­det, damit die Vereinsdatenbank auf dem ak­tu­el­len Stand gehalten werden kann. Und wenn ein Boots­la­ger­fach leer ist, könnte das Boot gerade auf Tour sein und soll in Kürze wie­der seinen Platz einnehmen.



Wir kennen diese Situationen. Wir kommen mit unserem Ka­jak­trans­port­an­hän­ger von einer Tour zurück und die Mitfahrer/innen des Zugfahrzeugs beginnen schon mal mit dem Ab­la­den. Wo hat eigentlich das gerade vom Anhänger abgeladene Boote seinen Lagerplatz? Oder jemand möchte für ein paar Tage oder dau­er­haft ein Boot im Bootshaus lagern. Wo sind freie Plätze? Wer kann Auskunft geben oder nachsehen? Wenn man weiß, welche Boo­te gerade auf Urlaubstour sind, kann das Lager für ein paar Tage genutzt werden. Wenn La­ger­platz und das gelagerte Boot ge­kenn­zeich­net wären, könnte man kurz im Ver­eins­fahr­ten­buch nach­sehen, wer mit welchem Boot unterwegs ist. Es wäre schön, wenn jeder ein freies Lager einfach erkennen könnte.

Bei allen Änderungen im Bootsbestand ist es mühsam, ihn ak­ku­rat in der Ver­eins­da­ten­bank und im elektronischen Ver­eins­fahr­ten­buch zu pflegen. Bei den Arbeitsdiensten machten wir in Ab­stän­den Inventur und glei­chen den Boots­be­stand mit der Datenbank ab. Das war bis­her nicht einfach, ohne zu wissen, wem welches Boot gehört und machte viel Arbeit. Weiß jemand, wem das blau-weiße Kajak gehört? Frag mal Jörg, der müsste das wis­sen.

In Kürze stellen wir unser Bootslagersystem um. Jedes bekannte Boot bekommt eine Boots­kar­te. Bootskarten zeigen eine ein­deu­ti­ge Boots­num­mer als Zahlen- und als Strich­code, den Boots­na­men, den Namen der Besitzerin / des Besitzers, den Boots­typ und die Boots­klas­se.


Bootskarte

Jeder Bootslagerplatz bekommt eine Lagerplatzkarte mit einer eindeutigen La­ger­platz­ken­nung. Diese Lagerplatzkennung setzt sich aus dem Lagerhaus, der Lagerebene und dem Platz zu­sam­men. Sie steht alphanumerisch und als Strichcode auf der La­ger­platz­kar­te. Im hier gezeigten Beispiel befindet sich der Lagerplatz B01.04.01 in Bootslager 1 (B01), auf der Regalebene 4 (04) und Platz 1 (01). Die Bootlagerkarte wird einlaminiert.

Auf der Karte ist eine transparente Tasche aufgeklebt, in die die Karte für das Boot ein­ge­steckt wird. Hinter der Tasche zeigt die Lagerplatzkarte ein grünes Rechteck mit dem Wort "frei", wenn es nicht durch eine eingesteckte Bootskarte verdeckt wird. Eine Boots­la­ger­platz­kar­te ohne eingesteckte Bootskarte zeigt ein freies Bootslager, eine La­ger­platz­kar­te mit einer eingesteckten Bootskarte ein belegtes Bootslager.

Eine Ausnahme bildet das Ver­eins­boot­lager, in dem es keine fes­ten zugeordneten La­ger­fächer gibt. Die Boote liegen auf jeder der vier La­ger­ebe­ne direkt nebeneinander. Je nach­dem, wann beim Training oder für eine Touzr ein Boot her­aus­ge­nom­men oder wieder ein­ge­scho­ben wird, liegen die Boote nicht unbedingt wieder an einem festen Platz. Das Ver­eins­boot­la­ger wird als ein Lagerplatz B03V geführt, auf dem zahlreiche Boote liegen. Die Boots­la­ger­kar­te ist in diesem Fall eine einlaminierte A4-Seiten mit je 8 Ein­steck­ta­schen für die Bootskarten der Ver­eins­boo­te.

 
links: Lagerplatzkarte für einen freien Lagerplatz (ohne eingesteckte Bootskarte)
rechts: Lagerplatzkarte für einen belegten Lagerplatz (mit eingesteckter Bootskarte)

Bei einem Bootslagertausch, müssen die Bootskarten umgesteckt werden.

Wird ein Boot ausgelagert, entnimmt man die Bootskarte aus der transparenten Tasche der Lagerplatzkarte. Der Lagerplatz ist dann als "frei" erkennbar.

Wird ein neues Boot in einen freien Lagerplatz eingelagert, werden zwei temporäre Boots­la­ger­kar­ten handschriftlich ausgefüllt und beide in die transparente Tasche der La­ger­platz­kar­te eingesteckt. Die Einlagerung erfolgt vorbehaltlich der Zustimmung des Boots­haus­war­tes. Für die Erfassung eines eingelagerten Bootes wird eine der beiden handschriftlichen Bootskarten entnommen, ein Datensatz in der Vereinsdatenbank angelegt, das Boot be­kommt seine Kennung, es wird eine Bootskarte mit dem Strichcode erstellt und diese er­setzt die an der Bootslagerkarte verbliebene handschriftliche Bootskarte.

 
links: Lagerplatzkarte für ein eingelagertes Boot (handschriftliche Bootskarte)
rechts: Lagerplatzkarte für den belegten Lagerplatz (mit eingesteckter Bootskarte)

Mit den Strichcodes können wir bei einer Aufnahme des aktuellen Boots­be­stan­des die Strich­codes auf der Lagerplatzkarte und der Bootskarte scan­nen. So lässt sich schnell eine aktuelle Liste der ein­ge­la­ger­ten Boote er­stel­len, mit der Da­ten­bank ab­glei­chen und ak­tu­a­li­sie­ren.

Für die Inventur benötigt man einen No­te­book-Com­pu­ter mit an­ge­schlos­se­nen Bar­code-Scan­ner. Idealerweise ist es ein ka­bel­loser Scan­ner, der über Bluetooth sendet. Dann begrenzt kein Kabel den Be­we­gungs­ra­di­us bei der Er­fas­sung.

Eine Excel-Tabelle, in die in zwei Spalten erst das Bootslager und dann das eingelagerte Boot über die Strichcodes mit dem Scanner ein­ge­le­sen werden. Über die Bootsnummer werden aus einem Ta­bel­len­blatt mit den Boots­stamm­sät­zen, Boots­name und Be­sit­zer/in er­mit­telt. So entsteht eine aktuelle Liste des Boots­in­ven­tars.

Die eindeutige Boots­ken­nung er­leich­tert den Abgleich des Boots­be­stands in der zen­tra­len Ver­eins­da­ten­bank mit dem elek­tro­ni­schen Ver­eins­fahr­ten­buch efa. So können im Ver­eins­fahr­ten­buch Boote, ihre Be­sit­zer/in­nen und die Stan­dard­mann­schaf­ten er­stellt werden. Bei Beginn einer Fahrt und Auswahl eines Boot­es wird die Besitzerin / der Besitzer bereits als Nutzer/in vorgeschlagen. Die Boots­nut­zungs­sta­tis­tik aus dem Ver­eins­fahr­ten­buch un­ter­stützt uns bei der Zuteilung der Boots­la­ger­plät­ze.

Wir bitten alle Mitglieder, uns Än­de­run­gen am Boots­be­stand mit­zu­tei­len. Wird ein älteres Boot verkauft und durch ein neues Boot er­setzt, sollte das in der Inventarliste korrekt ver­zeich­net sein. An allen Türen der Bootslager hängen QR-Codes, mit denen man auf einem Smartphone in einem Online-Formular Ein- und Um­la­ge­run­gen von Booten melden kann.

Der Lagercode setzt sich aus bis zu drei Code-Gruppen zusammen:

XXXX	.	XX	.	XX
🠗		🠗		🠗
Bootslager		Ebene 01..04 von unten nach oben		Fach 01..04 von links nach rechts

Bootslager	Code	Beschreibung
Bootslager 1	B01	im Vereinsgebäude hinter der roten Schie­be­tür rechts
Zwischenbau	Z	hinter der roten Schiebetür
Bootslager 2	B02x	an der Stegrampe mit zwei Türen (von links) B02A B02B
Bootslager 3	B03x	Bootslagerschuppen an der Stör­fi­scher­stra­ße mit vier Türen (von rechts) B03A B03B B03C B03V (Vereinsbootlager)
Container 1	C01	roter Bootslagercontainer vor Ver­eins­ge­bäu­de
Container 2	C02	grüner Bootslagercontainer vor Ver­eins­ge­bäu­de
Container 3	C03	grüner Bootslagercontainer auf Stell­flä­che am Hafen
Container 4	SUP	roter Lagercontainer für SUP-Boards auf Stell­flä­che am Hafen

In den beiden Boots­la­gern B03V für die Ver­eins­boo­te und im La­ger­con­tai­ner SUP werden nicht unbedingt feste La­ger­plät­ze ein­ge­hal­ten. Deshalb werden keine La­ger­platz­kar­ten an­ge­bracht. Für dort ge­la­ger­te Boo­te und SUP-Boards wird nur das La­ger - ohne Ebe­ne und La­ger­platz - no­tiert. Eine Sam­mel­kar­te, in die die Boots- oder SUP-Kar­ten ein­ge­steckt wer­den kön­nen, ist im Tür­be­rei­ch an­ge­bracht.


Sammelkarte für Bootslager B03V


Bootslager auf dem Vereinsgelände


Bootslagercontainer C01 mit Lagerplatzcodes